Omschrijving en doel
De Muziektent is eigendom van de gemeente Renkum, maar wordt geëxploiteerd door ” de Stichting Muziektent Heelsum “, met als doel in en voor Heelsum en Renkum het muzikale trefpunt te zijn. Er zijn statuten en in dit reglement zijn de hoofdlijnen beschreven op welke manier de stichting werkt.
Bestuur, werkgroepenstructuur
Het stichtingbestuur is eindverantwoordelijk en telt minimaal 5 leden, waarvan een onafhankelijk voorzitter, een penningmeester, secretaris en vertegenwoordigers van de Heelsums Harmonie, muziekschool T2 en ondernemersvereniging Heelsum Unicum. Met het bestuur voeren 6 werkgroepen op basis van een eigen schema de feitelijke taken uit.
Elk bestuurlid stuurt één werkgroep aan :
Voorzitter: extern en tuin
Penningmeester: financiën en sponsoring
Secretaris: communicatie en NL Doet
T2muziek, Heelsums Harmonie: muzikale programma
Lid 1: groot onderhoud
Lid 2: catering
Beleid/ Financiën
De stichting heeft een beknopt beleidplan voor elk jaar en de ANBI status. De stichting bestaat van donaties en subsidies, eventuele verdiensten worden weer helemaal aan de Muziektent besteed.
Gebruik, afgelasting code oranje/ rood
Alle activiteiten zijn muziek en/ of cultureel gerelateerd en verbindt mensen; op basis van een jaarkalender; op het terrein; duren minimaal 1 en maximaal 4 uur; tussen 9.00 u en 22.00 u; niet luider dan 100 decibel en maximaal 15 x per jaar.
Bij code oranje of rood wordt de activiteit automatisch afgelast en wordt geen vervangende dag bepaald.
Gedrag
Het terrein en spullen worden in oorspronkelijke staat weer achtergelaten, de parkeervakken worden de dag van de activiteit vrijgehouden; er wordt niet gerookt, drugs of overmatig alcohol gebruikt; geen nodeloze geluid en andere vormen van overlast voor de buurt gemaakt.
Onderhoud en sleutelbeheer
In het laatste kwartaal wordt door het bestuur in overleg met de werkgroepen een jaarkalender voor het muziekprogramma én het onderhoud opgesteld. Dit wordt gepubliceerd op de site en het publicatiebord. Een klusdag en evaluatie/inspiratie moment maken hiervan deel uit.
Elk bestuurslid heeft een sleutel van de kelder, mede voor zijn/ haar werkgroep. De secretaris ook van het publicatiebord en houdt een sleutellijst bij.
Inventaris/ voorzieningen
In de kelder is een eenvoudige inventaris beschikbaar : kraam, lange en 3 kleine tafel, 3 hoge sta- tafels, 3 houten banken met losse kussens, 58 stoelen, 2 NL vlaggen, 2 Airborne vlaggen met stok, 1 haspel, ijskast, 80 multi functionele glazen, 25 plastic bekers, 50 plastic bordjes, 40 mokken en lepeltjes, 3 isoleerkannen, 3 waterkannen, waterkoker, 1 elektrische plaat, 3 glazen schalen, afzakhouder, afwasteil ed, 2 vuurkorven, 2 party tenten. Er is wel elektriciteit, maar géén water of wc !
Verzekering en uitsluiting aansprakelijkheid
Het vastgoed is verzekerd door de gemeente, de activiteiten van vrijwilligers vallen onder de collectieve verzekering vrijwilligers en de stichting heeft een WA verzekering.
De stichting aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gebruik van de Muziektent buiten haar programma, dank wel buiten de instructie per activiteit.
Slotbepaling
Wij werken samen. Bij onvoorziene omstandigheden wordt gehandeld in de geest van deze afspraken en beslist het bestuur binnen een redelijke termijn. Op 24 januari 2018 in Heelsum vastgesteld door het bestuur van de stichting en gepubliceerd op de website van de stichting.
